Autorités Canadiennes de
Réglementation en Optométrie
Autorités Canadiennes de
Réglementation en Optométrie
La protection des renseignements personnels est un principe important pour les Autorités canadiennes de réglementation en optométrie (ACRO). Nous nous engageons à collecter, à utiliser et à divulguer de l’information personnel, non seulement de façon responsable mais aussi à le faire seulement dans la mesure nécessaire pour assurer la disposition appropriée des services que nous offrons à nos membres. Nous essayons aussi d’être raisonnables, ouverts et transparents sur la manière dont nous manipulons les renseignements personnels.
La politique sur la protection des renseignements personnels de l’ACRO adhère aux principes fondés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
LA DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR ET LES CHANGEMENTS
Nous devons respecter les règlements de la politique sur la protection des renseignements personnels, tandis que celle-ci est en vigueur. Nous nous réservons le droit de modifier cette politique en tout temps.La révision de la politique sur la protection des renseignements personnels s’appliquera à toute l’information de santé protégée que nous avons actuellement aussi bien qu’à l’information que nous pouvons produire dans le futur. Cette politique sera en vigueur à compter du 1er septembre 2008 jusqu’à ce qu’une date proposée d’une politique soit publié. Si nous modifions la politique sur la protection des renseignements personnels, nous afficherons les révisions dans notre bureau, aurons des copies de disponibles et publierons ceux-ci sur notre site Web.
QU’ENTEND-ON PAR RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
On entend par des renseignements personnels à tout renseignement concernant un individu identifiable, incluant tout renseignement qui porte sur ses caractéristiques personnelles (p. ex. genre, âge, revenu, adresse ou téléphone à la maison, horizon ethnique, situation de famille), sa santé (p. ex. dossier de santé, conditions médicales, services de santé reçus), ses activités ou ses points de vue (p. ex. religion, politique, opinions exprimées par un individu, un opinion ou évaluation d’un individu). Les renseignements personnels ne doivent pas être confondus avec les renseignements portant sur les affaires (p. ex. adresse ou téléphone d’affaires d’un individu), qui n’est pas protégé par la législation sur les renseignements personnels.
QUI NOUS SOMMES
L’ACRO est une fédération des organismes de réglementation d’optométrie et de délivrance des permis au Canada. Les individus qui peuvent avoir accès aux renseignements personnels incluent tous les membres représentants, le président-directeur principal, les autres employés, les compagnies de gestion et de consultation qui peuvent être autorisés à recueillir, à utiliser et à divulguer les renseignements personnels. Dans la mesure du possible, nous limitons leur accès à tous les renseignements personnels que nous possédons. Tous les membres représentants, les employés, les compagnies de gestion et de consultation se sont consenti à la politique sur la protection des renseignements personnels de notre bureau.
LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous reconnaissons l’importance de la protection des renseignements personnels. Pour cette raison, nous avons adopté les mesures suivantes:
q Les employés, y compris les employés occasionnels, sont qualifié pour recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels seulement au besoin, dans l’excercice de leurs fonctions et conformément à notre politique sur la protection des renseignements personnels;
q L’information sur papier est placée sous supervision ou conservée dans un lieu sécuritaire verrouillé ou à accès interdit;
q Le matériel informatique est gardé sous supervision ou gardé dans un lieu sécuritaire verrouillé ou à accès interdit en tout temps. De plus, nous nous servons de mots de passe sur nos ordinateurs;
q L’information sur papier est expédiée dans des enveloppes scellées et adressées dans des boîtes d’entreprises fiables ou par des personnes autorisés à l’information;
q L’information électronique est transmise par ligne directe, soit pas message anonyme ou chiffré;
q L’information personnelle verbale est recueillit et utiliser de telle sorte que l’information ne peut pas être entendu par des personnes non autorisées;
q Les agences et consultants externes qui ont accès aux renseignements personnels doivent conclure une entente avec nous sur la protection des renseignements personnels.
LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENS PERSONNELS
Nous devons conserver les renseignements personnels pendant un certain temps pour nous assurer de pouvoir répondre à toutes les questions relatives aux services que nous avons fournis et pour votre propre responsabilité à l’égard des organismes de réglementation de l’extérieur.
En conformité avec les exigences de d’autres législations, nous conservons nos dossiers pour un minimum de dix ans. Vous pouvez faire une demande par écrit, afin que nous limitons nos utilisations ou nos révélations de renseignements personnels. Nous cesserons aussi d’utiliser ou de révéler vos renseignements personnels après qu’une révocation écrite de votre consentement impliqué ou informé soit reçu, à moins que nous avons déjà agi dans la confiance de ce consentement. La destruction des dossiers papier se fait par déchiquetage. Nous supprimons l’information électronique en l’effaçant et lorsque nous disposons du matériel informatique, nous s’assurons que le disque dur soit détruit.
VOUS POUVEZ VOIR VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
À quelques exceptions près, vous avez le droit de voir quels renseignements personnels nous possédons à votre sujet. Souvent, il vous suffit de le demander. Nous vous aiderons à identifier l’information que nous avons à votre sujet, s’il y a lieu. Nous pouvons vous aider à comprendre n’importe quelle information que vous ne comprenez pas (p. ex. les formulaires courts, les termes techniques, etc.) Nous devrons confirmer votre identité, si nous ne vous connaissons pas, avant de vous accorder un tel accès. Nous nous réservons le droit de facturer des frais minimes pour ces demandes.
Nous pourrions vous demander de soumettre votre demande par écrit. Si nous ne pouvons vous accorder cet accès, nous vous en aviserons dans les trente jours, si cela est possible. Nous vous donnerons les raisons, du mieux que nous pourrons, pour lesquelles il n’est pas possible que vous les consultiez.
Si vous croyez qu’il y a une erreur dans l’information que nous avons sur vous, vous avez le droit de demander qu’elle soit corrigée. Ceci s’applique aux renseignements factuels et non aux opinions professionnelles que nous aurions pu formuler. Il se pourrait que nous vous demandions de nous fournir des preuvres que l’information est erronée. Si nous constatons que nous avons effectivement commis cette erreur, nous la corrigerons et aviserons toute partie à laquelle nous avons communiqué ce renseignement. Si, à notre avis, nous n’avons pas commis d’erreur, nous accepterons néanmoins d’inclure dans notre dossier une brève déclaration de votre part à ce sujet que nous ferons parvenir à toute partie ayant reçu le renseignement préalable.
AVEZ-VOUS DES QUESTIONS?
Vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse et au numéro suivant:
Dr Gordon Hensel
#102, 8407 rue Argyll
Edmonton, AB T6C 4B2
Téléphone: (780) 466-5999
Télécopieur: (780) 466-5969
Il fera de son mieux pour répondre à vos questions et/ou préoccupations.
Si vous souhaitez formuler officiellement une plainte sur nos pratiques de la protection des renseignements personnels ou l’application de ceux-ci, vous pouvez écrire à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Il accusera réception de votre plainte, s’assurera qu’elle soit examinée dans les meilleurs délais et veillera à ce que vous receviez par écrit notre décision formelle et les raisons qui la motivent.
Si vous avez une préoccupation du professionnalisme ou de la compétence de nos services ou de la capacité mentale ou physique de l’un de nos membres professionnels, nous vous demandons de discuter ces préoccupations avec nous.
Cette politique a été élaborée conformément à l’information disponible sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Cette loi est complexe et comporte d’autres exceptions aux principes énoncés dans la loi qui sont toutefois trop détaillée pour être présentées ici.
Pour des renseignements généraux, le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée du Canada coordonne l’administration de la loi dans le secteur privé. Le Commissaire agit également comme ombudsman pour les conflits dans ce domaine. Vous pouvez le joindre à l’adresse et aux numéros ci-dessous:
112, rue Kent | Ottawa, Ontario | K1A 1H3
Téléphone (613) 995-8210 | Sans frais 1-800-282-1376
Télécopieur (613) 947-6850 | ATS (613) 992-9190
Site Web: www.privcom.gc.ca
